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企业邮箱如何确保企业用户数据不被泄漏?

  据权威统计显示,80%以上的企业会使用电子邮件发送产品订单信息、公司的交易细节、合同文档等等,恰恰这些邮件传输着公司的机密数据,一旦泄漏将给企业带来重大的损失。
  然而大多数的企业把机密信息的泄漏看作偶发事件,认为邮件的传输是安全的,如此考虑不仅可能将造成财务上的损失,还会对企业声誉造成很大的伤害,在企业的发展的过程中埋下不小的隐患。
  众所周知,企业邮箱的应用大大的提高了企业的办公效率与协同工作的效率。不但如此,企业邮箱使用统一的域名作为邮件地址的后缀域名,不仅提升了企业自身的形象,而且也有利于管理者的监管,对于企业来讲起着必不可少的作用。但由于企业邮箱自身的功能限制以及公司自身的管理问题,使得很多企业的机密信息通过企业邮箱这个平台发送给了竞争对手、合作伙伴或者与之有竞争关系的竞争对手的手中。企业在享受企业邮箱给企业办公自动化带来成果的同时,更应该关注电子邮件背后隐藏着的巨大风险。
  那么,企业应该如何保证企业内部用户数据不被泄漏?规避由于电子邮件的信息传输而带来的企业风险呢?
  一、企业自建邮件服务器,可以进行邮件收发的使用权限与范围。
  随着现代网络信息技术的发展,企业自建邮件服务器已经成为一种可能。更多的企业出于安全的考虑已经纷纷自建邮件服务器。而专业的邮件系统软件与邮件服务器的实施方案,解决方案已经可以使管理者对邮件收发的安全性进行全方位的考量,比如:如何保证企业的信息在可以监控的范围内?如何保证员工在企业内部不去登陆免费的个人邮箱?等等并不是不可实现的难题。建立权限更加丰富,使用更加灵活的自主权限的自建邮件服务器在成本上,搭建、维护难易程度考虑之后,便可以实现对于公司内部数据的安全监控,使电子邮件泄漏信息的问题降低到最低点。
  同时,邮件系统的监控功能,备份功能,查询日志等也成为企业追求电子邮件信息安全的更高选择。
  二、购买运营商的专业企业邮箱产品,进行有效的邮件监控。
电子邮件监控,有人也把其称为业务邮件跟踪,说白了,就是通过可以设置的权限,对企业域内成员的发送邮件以及接收邮件进行复制,备份到一个指定的邮件地址的做法。因为涉及到个人隐私等问题,企业邮箱的运营商一直对其功能没有过多的渲染,而其监控的功能,却被更多的企业主所津津乐道。统计显示东南亚以及台湾的老板,对于监控员工的邮件很感兴趣,其作为一种对于企业信息的保护起到的作用不言而喻。
  当然,企业邮箱,顾名思义,就是在企业内部使用的企业邮箱,对于企业来讲完全可以通过声明或者告知的方式很好地解决员工对于企业邮箱监控方面的抵触,而作为企业来讲,一个优秀的管理者也有责任告知企业的每一个人对外联络,企业邮箱是唯一正规的途径。
对于企业员工发送的每封邮件进行追踪,这虽然是一个比较笨的方法,但确是一种很有效的方法。据笔者所知,就有很多人栽在这里。
  三、企业邮箱作为一种工具,最根本的问题还是人的问题。
  企业邮箱以及企业自建邮件服务器都可以很好的保护企业内部的数据不被泄漏,但是最根本的核心的问题是作为一种工具,最终的电子邮件信息安全还是由人来完成的。我们的邮件系统已经使安全性达到了99%,而另外的1%的部分我想也很难保证信息安全的万无一失。有效的安全机制,全员的安全意识,加上品牌保证的企业邮箱,高效可靠的邮件系统,安全不泄密才不至于成为一句空话。

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